Ana Menü

Excel Excel’de Veri Filtreleme Nedir, Nasıl Yapılır?

Microsoft firmasının Windows’tan sonraki en meşhur programı olan Microsoft Office, hemen hemen bütün iş dallarında kullanılmaya başlandı. 

Outlook, Word, Powerpoint ve Excel’in olmadığı bir bilgisayar bulmak zordur. Aşağı yukarı, internet dışındaki tüm işlerimizi bu programlarla yapmaktayız. Bu programların içinde de Excel çok özel ve önemlidir. Elektronik tablolama ve hesaplama programı olan Excel, bir bilgisayarın olmazsa olmazlarındandır.

Çok karışık ve zor işlemleri Excel sayesinden çok hızlı, zahmetsiz ve düzenli bir şekilde yapabiliyoruz.

Bu yazımda Excel’in en önemli fonksiyonu diyebileceğimiz “Veri Filtreleme” özelliğinden bahsedeceğim.

Binlerce satırlık listelerimizi “Veri Filtreleme” özelliği sayesinden kontrol altında tutabiliyoruz. “Veri filtreleme özelliği tam olarak ne iş yapıyor?” diye sorduğunuzu duyabiliyorum. Size şöyle açıklayayım.

Elinizde 10 bin satırdan oluşan bir isim listeniz var. İsim listeniz 2 sütundan oluşuyor. İlk sütunda isimler, 2. sütunda bu isimlere ait telefon numaraları var.

Patronunuz, liste içinde adı Ahmet olanların çıktısını yazıcıdan alıp getirmenizi istedi.

Hatta adı Ahmet, telefon numarası Turkcell olan kişilerin listesini istedi.

Hatta adının ilk 2 harfi A ve l harfleri ile başlayan kişilerin listesini istedi.

İşte bu tür durumlarla karşılaştığınızda, (çalışma hayatında bu durumlarla sık sık karşılaşırsınız) başvuracağınız yöntem “Veri Filtreleme” yöntemidir.

Veri Filteleme yöntemini, sizler için hazırladığım, içinde ilaç isimleri, reçete durumları, fiyat ve referans ülke bilgilerinin olduğu bir Excel dosyası üzerinde, resimlerle destekli biçimde sizlere anlatmaya çalışacağım. 

Sizde alıştırma yapabilmek için bu Excel dosyasını kullanabilirsiniz. 

Örnek Excel dosyasını indirmek için Fiyat-Listesi.xls

Dosyamızın görünüşü şu şekildedir.

En üst satırda sütun isimleri bulunmaktadır. İLAÇ ADI, REÇETE, FİYAT, REFERANS ÜLKE şeklinde 4 adet sütunumuz vardır

Şimdi en üstte bulunan bu satıra filtre ekleyeceğiz.

Bunun için yukarıda bulunan menüden; Veri –> Filtre Uygula –> Otomatik Filtre Uygula yolunu izleyiniz. Aşağıda gösterdiğim şekilde.


Veri Filtreleme açma işlemi.

Otomatik Filtre Uygula sekmesine tıkladığınızda, dosyanın en üstünde bulunan satırın her sütununa açılır menüler gelir. (Aşağıyı gösteren ok simgeleri)

Yukarda gördüğünüz gibi her sütunun sağ tarafına aşağı ok simgeleri geldi. Bu ok lara tıkladığınızda, o sütunda bulunan verilerin bir pencere içinde açıldığını göreceksiniz.


Yukarıda gördüğünüz gibi, REFERANS ÜLKELER sütunun üzerindeki ok simgesine tıkladığımda, o sütun içindeki bilgileri gösteren bir pencere açıldı. 

Bu pencereyi daha yakında incelersek;

Pencerenin en üstündeki ilk 3 satırda şu ifadeler var.
(Tümü) Tüm kayıtları listeler
(İlk 10…) İlk 10 kayıdı listeler
(Özel…) Özel filtreleme şartları yazabilrisiniz.

Daha sonra, sütun içinde bulunan verilen sıra halinde geliyor. İşte filtreleme işlemi bu pencerelerden yapılır. Örnek olarak açılan bu penceredeki listeden “HOLLANDA” yazan sekmeye tıklarsanız listeniz şu şekle dönecektir.

Gördüğünüz gibi tüm listeniz, REFERANS ÜLKE=HOLLANDA eşitliğine göre filtrelendi.
Listenizde sadece Rererans ülkesi HOLLANDA olanlar kaldı. 

Diğer kayıtlar silindi mi peki? 
– Hayır kayıtlar silinmedi. Sadece gizlendi. 

İşimiz bitti diğer kayıtları tekrar nasıl getireceğim?
– Filtreleme işlemi için tıkladığın okun üzerine tekrar tıkladığında ;

Bu pencere tekrar çıkacaktır. Bu pencerenin en üstünde bulunan (Tümü) sekmesine tıklarsanız bütün kayıtlar tekrar görünecektir.

Basit bir veri filtreleme işlemi bu şekilde yapılır. 

İkinci örneğimizde gaha gelişmiş bir filtreleme işlemlemi yapalım.

Örneğe başlamadan önce filtreleme penceresinde bulunan (Özel…) seçeneğini inceleyelim.

Filtreleme penceresinde bulunan (Özel…) sekmesine tıkladığımızda şu pencere açılır.Not: Ben İLAÇ ADI hücresinde bulunan filtreleme okuna tıkladım.
Bu pencere özel filtreleme penceresidir. Bu pencereyi kullanarak şu şekilde filtreleme yapabiliriz.

İlaç adı “ACNOR” ile başlayan kayıtları filtrele
veya
İlaç adının son harfi “k” ile biten ilaçları filtrele
veya
Fiyat şu fiyatın altı veya üstü veya eşit olan ilaçları filtrele
vs.

Buna benzer bir çok özel filtreleme işlemi yapabilir.

Ben 2. örnek olarak ilaç adı “ACNOR” ile başlayan ilaçları filtreleteceğim.

Bunun için “İLAÇ ADI” hücresinin içindeki oka tıklıyorum. Açılan filtreleme penceresinde bulunan (Özel…) sekmesine tıklıyorum.

Açılan pencerede;

Filtre ölçüsü olarak “ile başlar” seçiyorum, karşı hücresinede “ANCOR” yazıyorum ve Tamam tuşuna basıyorum.

İlaç adı sütununda adı “ANCOR” ile başlayan ilaçları filtreleme işlemi yaptırmış oluyorum. Sonuç olarak listem şu şekilde oluyor.

Filtrelem işlemimize kaldığımız yerden devam ediyoruz.

Şimdi FİYAT sütunu hücresinde bulunan ok a tıklıyoruz ve açılan pencereden (Özel…) sekmesine tıklıyoruz.

Açılan pencerede Filtre ölçüsü olarak “büyüktür”, değer olarak “4,5” giriyoruz.

Sonuç olarak listemiz şu şekilde oluyor.

Gördüğünüz gibi kayıt sayısı 222’den 5’de düştü. Excel’de filtreme işlemi bu şekilde yapılıyor. Takıldığınız yerleri sorabilirsiniz. Dosyanızda filtreyi komple kaldırmak isterseniz;

Veri –> Filtre Uygula –> Otomatik Filtre Uygula yolunu takip ederek kaldırabilirsiniz.

Yorum Yap