Excel'de Veri Analizi / Excel'de Verilerin Filtrelenmesi / Excel'de Filtreleme

VERİ ANALİZİ
Amaçlar:
-Verileri filtrelemek.
-Sıralama ve alt toplamlar almak.

I. VERİ ANALİZİ
Veri analizi, Excel'in normal hesaplama yeteneklerinin dışında özellikle stok kayıtları, personel kayıtları gibi kayıt olarak düzenlenmiş veriler üzerinde yapılan özel düzenleme işlemlerini kapsar. Bunların başında verilerin filtrelenmesi (süzme), ara toplamların (subtotal) alınması ve verilerin sıralanması gelir.

A. VERİLERİN SIRALANMASI

Dikkat ederseniz, düzenli çıktılar belli bir alana göre sıralıdır. Adına göre, soyasında göre vb. sıralama (sort) işlemi bir çalışma tablosunda yer alan bilgilerin belli bir sütuna göre sıralanmasıdır. Örneğin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi belli sütunlardan oluşmuş düzenli tabloların belli sütunlarına göre sıralanması o tabloların daha kullanış olmasını sağlar.
Sıralama işlemi bizim bütçe tablolarımıza çok gerekmeyeceğinden öğrenci listesi üzerinde sıralama işlemini açıklayalım:

Tablo: Öğrenciler tablosu

ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE
Ahmet Yılmaz İşletme 39
Mehmet Demir İşletme 40
Ayşe Kazanç Ekonomi 90
Nuri Yılmaz İşletme 77
Zeki Yazar İşletme 60
Bekir Kangal Ekonomi 49
Suat Konya Ekonomi 66

Tablo: Ada göre sıralı

ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE
Ahmet Yılmaz İşletme 39
Ayşe Kazanç Ekonomi 90
Bekir Kangal Ekonomi 49
Mehmet Demir İşletme 40
Nuri Yılmaz İşletme 77
Suat Konya Ekonomi 66
Zeki Yazar İşletme 60

Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kullanır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır.

Sıralama işlemi:

1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin)
2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin.
3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin.
4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın.

ÖNEMLİ: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için

B. VERİLERİN FİLTRELENMESİ
Bir listeyi filtreleyerek (süzerek), sadece belirttiğiniz kriterlere uygun satırları görüntüleyebilirsiniz. Örneğin listede yalnızca İşletme bölümü öğrencileri görmek gibi.

Özellikle uzun listelerle uğraşırken ya da belli özelliklere göre verileri ayırmak isterseniz Excel'in filteleme özelliklerinden yararlanabilirsiniz.

Bir tablo üzerinde filtreleme yapmak için şu işlemler seçilir:
1. Tablo ya da tablo içindeki bir hücre seçilir.
2. Data (Veri) menüsünden Filter (Süz) işaret edilir. Ardından AutoFilter seçeneği seçilir.
3. Bu düzenlemenin ardından otomatik filtre kutuları sütunların başlıklarına yerleştirilir.
Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır.
Filtre kutularında o sütunun değerleri, All ve Top 10 seçenekleri yer alır. All seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemenin arından tüm listeye tekrar dönülmesini sağlar. Top 10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar.
Listeden Otomatik Filtre Oklarını Kaldırmak için:
Data (veri) menüsünden Filter (süz) komutunu işaretleyin, sonra tekrar AutoFilter (Otomatik Süz) seçeneğini tıklayın.
Bir sütunda yapılan filtreyi kaldırmak ve verilerin tamamını tekrar görmek için; sütunun okunu kullanarak seçenekleri açılır ve All seçeneği seçilir.

Bunun dışında filtrelenen bir listede saklanan tüm satırları yeniden görüntülemek için;
Data (veri) menüsünden Filter (Süz) komutunu işaretleyin, sonra Show All (Tümünü Göster) komutunu tıklayın.
İPUCU: Verilerin filtrelenmesi (süzülmesi) özellikle satış bilgileri gibi belli bir düzende hazırlanmış veriler üzerinde yapılacak işlemlerdir. Örneğin illerinde içinde bulunduğu bir satış bilgilerine bakarken, illere göre filtreleme yapmak istemez misiniz? Örneğin İzmir ilinin satışları, İstanbul satışlar ya da Adana satışları gibi.

UYGULAMA
1. Sıralama:
Tablo: Öğrenciler tablosu
ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE
Ahmet Yılmaz İşletme 39
Mehmet Demir İşletme 40
Ayşe Kazanç Ekonomi 90
Nuri Yılmaz İşletme 77
Zeki Yazar İşletme 60
Bekir Kangal Ekonomi 49
Suat Konya Ekonomi 66
Yukarıdaki veri üzerinde şu sıralamaları yapın:
Ada göre artan
Ada göre azalan
Nota göre artan
Nota göre azalan
Önce bölümüne ve sonra adına göre artan.

2. Filtreleme:
Bölümlere göre filtreleme işlemleri yapın.

GÖZDEN GEÇİRME
1. Sıralamanın yararları nelerdir?
2. Filtrelemenin yararları nelerdir?