+ Yorum Yaz

 Yönetici Asistanının Görevleri Nelerdir?

 - Konu Toplam: 46338 kez okundu ve konuya toplam 7 kez yorum yapıldı.

  1. 03-04-2010 #1
    Her başarılı patronun arkasında başarılı bir sekreter olduğu muhakkak. Yöneticilerin sağ kolu olan sekreterler, şimdiki adıyla "yönetici asistanları" artık orta düzey bir yönetici gibi çalışıyorlar. Eskiden daktilo yazmak, telefona bakmakla sınırlı olan bu meslekte artık patronla aynı adımlar atılıyor, birlikte raporlar hazırlanıyor, yeri geldiğinde patron üst düzey toplantılarda temsil ediliyor.

    Büyük patronların sağ kolları oluşturdukları çevre ve edindikleri bilgi birikimi için yöneticilerine çok şey borçlu oldukları konusunda hemfikir. Manajans’ın kurucusu Eli Acıman’ın 21 yıl asistanlığını yapan Nil Baransel, "Ben onun yanında 2 üniversite bitirdim" diyor.

    Önceden sekreterlik insanların yüzünde gülümseme uyandıran bir meslekti. Algılama bu yöndeydi, çünkü bu işin magazini de çok yapılıyordu ama sekreterin zamanla işlevi, görevi her şeyi değişti. Sekreter artık yöneticiyi yöneten kişi haline geldi. Sadece telefona bakmakla yetinmeyip, gerektiğinde toplantılara girdi, onunla birlikte tutanaklar, sunumlar, raporlar hazırladı, istatistikler yaptı; yöneticinin yapması gereken işlerin çoğunu kendi üstüne alarak onun yükünü hafifletti. Sekreterlikte böyle bir şey yoktu eskiden. Sekreterlikten yönetici asistanlığına geçilince sekreter kelimesinin yarattığı kötü düşünceler gitti, bu iş artık bir meslek haline geldi. Şimdi üniversite bitirmiş, master yapmış kişiler yönetici asistanı olarak çalışıyorlar." Bu sözler Çetin Emeç’in de sekreterliğini yapan Nebahat Ercan’a ait. Sekreterlik yıllarca küçümsenen bir meslek oldu fakat günümüzde sekreterler modern deyimiyle asistanlar, patronlarının bir adım arkasında, onların eli kolu, gözü kulağı gibi çalışan hatta onları üst düzey seviyelerde temsil eden çalışanlar. İshak Alaton’un 15 yıldır asistanlığını yapan Hülya Çınar, artık asistanların orta düzey bir yönetici pozisyonunda çalıştıklarını söylüyor: "Önceden bu meslek çok sevimli gözükmüyordu, çünkü yeterli donanıma sahip insanlar yoktu, ama şimdi bir adım öne gidildi, orta düzey bir yöneticinin olması gereken bilgi ve donanımına sahibiz, artık bu meslek dışardan da çok daha saygın gözüküyor. Patronunuzla aynı adımları atabiliyorsunuz ve dışarıya da bu elektriği verebiliyorsunuz."

    Bir asistanın görev tanımı içine her şey giriyor, sadece şirketle ilgili konular değil, patronun üye ya da kurucusu olduğu derneklerden, organizasyonlardan, iş-özel yaşam dengesine kadar her türlü detay asistanlarının kontrolünde. O nedenle iyi bir sekreterin iletişim ve analitik düşünme becerisine sahip olması, en az bir yabancı dil bilmesi ve büro otomasyonuna hakim olmasının yanı sıra iyi bir hafızaya sahip olması, empati kurabilmesi, ketum olması, diplomatik davranabilmesi bekleniyor. Sekreter başarılı bir yöneticinin sağ koludur diyen Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölüm Başkanı Prof. Dr. Dilaver Tengilimoğlu, "Becerili yönetici asistanları yöneticinin başarısını artırır" diyor.


    Yöneticiler araştırmacı ruha sahip sekreter arıyor
    Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi meslek liseleri, ön lisans ve lisans ve yüksek lisans düzeyinde veriliyor. Büro Yönetimi ve Sekreterelik Eğitimi veren ortaöğretim kurumlarının sayısı 147. Önlisans düzeyinde ise 64 üniversiteye bağlı 103 meslek yüksek okulu var, bunların toplam kontenjanı 7.502. Lisans seviyesinde eğitim veren tek kurum Gazi Üniversitesi bünyesinde bulunan Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü. Türkiye’de görev yapan sekreter sayısı bilinmiyor ama kamu kuruluşlarında görev yapan sekreter sayısının az olduğu tahmin ediliyor. Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölüm Başkanı Prof. Dr. Dilaver Tengilimoğlu, "Memur kadrosundaki kişiler görevlendirme ile sekreterlik görevini yürütüyorlar" diyor. Sekreterliğinde kendi içinde yönetici sekreterliği, tıp sekreterliği, hukuk sekreterliği gibi alt uzmanlık alanları olduğunu söyleyen Tengilimoğlu, "Büroda yazışma, telefonla görüşme ve randevu verme gibi rutin işleri yapan sekreter profili yerine yöneticiler, artık araştırmacı bir ruha sahip, yaratıcı, iletişim becerisi yüksek kişilere ihtiyaç duyuyorlar. Günümüzde artık işletmeler yönetici yokken büroları yönetebilecek, zamanı etkin kullanan ve en az 2 yabancı dil bilen sekreter ve yönetici asistanlarına ihtiyaç duyuyorlar."


    Çetin Emeç’in sekreteri: Nebahat Ercan
    Sekreter inisiyatif kullanabilirse patronuyla iki kişilik bir ekip olur

    Fransız filolojisi mezunu Nebahat Ercan, üniversite son sınıfta okurken gazetede gördüğü bir sekreterlik ilanına başvurarak mesleğe Hürriyet Gazetesi’nde müessese müdürü sekreteri olarak adım attı. Amacı okul bitene kadar biraz para kazanmak daha sonra kendi mesleğini yapmaktı ama kurumu ve işi sevince bu alanda çalışmaya devam etti. Çetin Emeç Hürriyet’e transfer olunca 1986’da onun sekreterliğini yapmaya başladı. Ercan, Hürriyet’in eski Genel Yayın Yönetmeni Çetin Emeç için "Sekreter kullanmayı çok iyi bilirdi. İki kişilik bir ekip gibi çalışırdık. Benden ne beklediği, ne yapmamı istediğini önceden kararlaştırırdık. Ama hakikaten birlikte çalışmak zordu. Çetin Emeç ile çalışmak demek sabah 8’den akşam 10’a kadar onunla olmak demekti. Ailenizden, eşinizden daha çok birlikte vakit geçiriyorsunuz." Nebahat Ercan’ın görevleri arasında bütün gazeteleri okuyup Çetin Bey’e bir arşiv hazırlamak da vardı: "Basındaki sekreterliğin kapsamı daha geniştir. Her zaman her şey çok hızlıdır." Nebahat Ercan, Çetin Emeç’ten sonra 2 yıl Ertuğrul Özkök’ün ve daha sonra da Mehmet Yılmaz’ın sekreteri olarak çalıştı. Ercan, sekreterlikte inisiyatif kullanabilmenin çok önemli olduğunu söylüyor: "Eğer liderinizin temposuna uyamazsanız geri kalırsınız. Liderinizin bakış açısından bakabilmeli, lideriniz yoksa onun yerine karar verme inisiyatifini kullanabilmelisiniz. Ancak bu şekilde iki kişilik bir ekip olursunuz"

    Bir sekreter için en önemli şeylerin başında kuşkusuz Türkçe geliyor. Nebahat Ercan da hem mesleğinin hem de Çetin Emeç ile birlikte çalışmanın getirdiği deneyimle kendisine yeni bir iş kapısı açtı. 4 yıldır TED İstanbul Koleji Vakfı’nın aylık dergisi Gazeteddy’nin editörlüğünü yapan Ercan, aynı zamanda kolejin basınla ilşkilerini de yürütüyor.


    İshak Alaton’un asistanı: Hülya Çınar
    En az orta düzey bir yönetici kadar bilgi düzeyine sahibiz

    Hülya Çınar, Karadeniz Teknik Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi’nden mezun olduktan sonra sigorta sektöründe genel müdür sekreteri olarak işe başladı. Son 15 yıldır Alarko Şirketler Topluluğu Yönetim Kurulu Başkanı İshak Alaton’un asistanlığını yapan Çınar’ın asistanlık görevinin içinde İshak Alaton’un gerek şirket içi gerek özel yaşantısıyla ilgili her şey var. "Üst düzey bir yöneticinin yoğun iş programı nedeniyle zamanının iyi yönetilmesi çok önemli" diyor Çınar: "İshak Bey, Alarko ailesine dahil olduğum 15 yıl içerisinde bana bilge kişiliği, entelektüelliği ve inanılmaz çalışkanlığı ile muhteşem bir öğretmen oldu. Ender olarak rastlayabileceğiniz vizyonu, felsefe ve sanat bilgisi hem iş hayatımın hem özel hayatımın kalitesini arttırdı ve renklendirdi." Hülya Çınar, günümüzde yabancı ortakların artmasıyla iş hayatındaki gelişmeye paralel olarak sekreter veya asistanların da en az orta düzey bir yönetici kadar bilgi ve beceriye sahip olması gerektiğini vurguluyor: "Kendini geliştirmenin sonu ve öğrenmenin yaşı yoktur. Bu yüzden entelektüel, kendini sürekli geliştiren, yöneticisi ile uygun adım gidebilen, onu anlayan, yaptığı bir hatayı tekrar etmeyen ve işini hayatında sahip olduğu birçok konunun üzerinde tutan kişiler bu meslekte başarılı oluyorlar. Yeri geldiği zaman o kurumun en üst düzeyde temsil edip, çok geniş bir sosyal çevreye sahip olabiliyorsunuz."


    Patronun kitabını yazan sekreter: Nil Baransen
    "Kızım, neredesin sen? Ben nefes alıyorum, sen veriyorsun, sen veriyorsun, ben alıyorum. Yerinde yoksun, oksijensiz kaldım!" Bunlar, Manajans’ın kurucusu, reklamcıların duayeni Eli Acıman’ın, 21 yıl boyunca sekreterliğini yapan Nil Baransel’i her arayıp da bulamadığında söylediği sözler. Bu belki de iyi bir asistanın yönetici için ne ifade ettiğini açıklayan en güzel söz. Nil Baransel ile Eli Acıman’ın yolları 24 yıl önce kesişti. Nil Baransel, Şişli Terakki Lisesi’ni bitirdikten sonra 11 yıl boyunca bir tekstil firmasında genel müdür sekreteri olarak çalıştı. Bir değişiklik yapmak ihtiyacındaydı, gazetede bir ilan dikkatini çekti. Büyük bir kuruluş, Türkçesi mükemmel bir sekreter arıyordu. İlana 120 kişi daha başvurmuştu ve nihayet 5. mülakattan sonra Baransel, Eli Acıman’ın karşısına çıkabilmişti. Eli Acıman ile daha sonra onun kitabını yazacak olan asistanının serüveni bu şekilde başladı. Rahatsızlığı nedeniyle 2004 yılında işi kızına devrettikten sonra da Eli Acıman ve Nil Baransel kopmadı. Bu ilişkiyi bir nevi vefa ilişkisi olarak tanımlayan Nil Baransel, hálá haftada iki kez Acıman’ı ziyaret edip, ona gazete ve kitap okuyor. Nil Baransel, bu patron asistan ilişkisinin nasıl efsaneye dönüştüğünü şöyle anlatıyor: "Acıman’ın kendi tabiriyle, aramızda oluşan bu şey bir kimyaydı. Karşılıklı güveni kurduktan sonra korumak çok önemli. Hata yapılabilir, önemli olan tekrarlanmamasında. Kızsa da, bağırsa da arkamda dururdu ve "biz" nerede yanlış yaptık derdi hep." Nil Baransel işe girdiği andan itibaren ona eleman seçme görevi de verildi. Hatta son yıllarda insan kaynaklarından sorumlu yürütme kurulu üyeliğine kadar yükselmişti. Eli Acıman işleri kızı Linda Acıman’a devrederken de onlara yardımcı oldu.

    Baransel, Acıman ile çalıştığı dönemi şöyle anlatıyor: "Ben sabah 7.30’da 6 gazeteyi okuyup, Acıman’dan önce ajansa gidip köşe yazarlarını hatmetmiş olurdum. Bu köşe yazarı bugün bunu yazmış ama dün de başka bir köşe yazarı bunun tam tersini söylemiş diye olayları ona özetlerdim. Eli Acıman sayesinde hem kültür seviyem çok arttı, hem de bana çok büyük bir çevre açtı. Onun sayesinde pek çok siyasetçi ve akademisyen tanıdım. 1980 yılında işe girdiğimde hiç bilir miydim bir gün Eli Acıman’ın kitabını yazacağımı? Ben Acıman’ın yanında 2-3 üniversite bitirdim". Baransel, Eli Acıman’dan sonra şimdi yine çok ünlü bir iş adamının kitabını yazıyor.


    NEDİR SEKRETER?
    Sekreterlik mesleğinin küçümsendiğinden yakınıyor Nil Baransel, "Nedir sektereter? Telefona bakan, bilgisayar kullanabilense eğer, ben hakikaten çok farklıyım. Asistan nedir, bilmiyorum, moda oldu bu kelime, Eli Acıman beni asistanım diye takdim ettiği için ben de kendimi öyle tanıtmaya başladım. Ama ben asistanlıkla da yetinmiyorum burnum çok daha havalarda. Ben onun ilacından o günkü ruh haline her şeyiyle ilgileniyorum. Mesela Eli Bey, karşıdan kahverengi elbisesiyle geliyor. Kahverengi elbise giydiği günler çok hırçın olduğunu tespit etmişim. O gün biraz uzak duruyorum!" Nil Baransel ailesindeki tek sekreter değil, bu iş ona ve kız kardeşine dedesinden miras. Nil Baransel’in dedesi Fahri Refiğ de Hürriyet Gazetesi’nde sekreter olarak işe başlamış, daha sonra Sedat Simavi’nin muhasebe müdürü olmuş. Ablası Ful Korman ise halen Şakir Eczacıbaşı’nın asistanlığını yapıyor.

    Kaynak : HÜRRİYET


    Konu Cedric tarafından (11-12-2010 Saat 08:59 ) değiştirilmiştir.


  2. 03-04-2010 #2
    • Genel Müdürün tüm talimatlarını uygulamak,
    • Üst yönetimin telefon, faks ve mail trafiğini yönlendirmek,
    • Üst Yönetimle talep edilen görüşmelerin saat, tarih ve görüşme lokasyonu belirlenmesi açısından randevu programını planlamak ve sorunsuz işleyişinden sorumlu olmak,
    • Üst yönetim günlük misafir trafiğini yönlendirmek, yönetmek ve misafirlerin ağırlanmasından sorumlu olmak,
    • Üst Yönetim talimatlarını personele tebliğ etmek, birimler ile yönetim arasında ki bilgi akışını sağlamak,(imza defterine gelen evrakların notları ve akışı)
    • Yönetim raporlarını hazırlamak, yazılı hale getirmek,
    • Toplantılar, sunumlar ve seyahatlerle ilgili gerekli organizasyonları yapmak,
    • Üst yönetim dosyalama, arşiv düzeni ve dokümantasyon işlemlerini takip etmek,
    • Mutfak personeli, Ruhsat takip Asistanı ve Santral operatörünün yönetilmesinden sorumludur.
    • Genel Müdür’ün katıldığı toplantılara katılarak toplantı tutanağını hazırlamak ve ilgili departmanlara dağıtımını sağlamak,
    • Üst yönetime gelen kargoları teslim alıp evrak takip defterine işleyip kargoyu teslim etmesi.
    • Genel Müdür’ün tüm departmanlarla olan diyalogunun sorunsuz işlemesini sağlamak,

    SORUMLULUKLAR

    • Üst yönetim telefon trafiğini ilgili birimlere aktarılmasından sorumludur.
    • Mesai saatleri içerisinde üst yönetimin ofis içi ve dışı tüm iş akışını yönlendirmek ve kedisine verilen görevleri yapmakla sorumludur.
    • Üst yönetime günlük iş akış programlarında operasyonel destek sunmakla sorumludur.
    • Üst yönetime iletilen yazışma ve raporların günlük olarak iletilmesi ve geribildirim amacı ile takibinden sorumludur.
    • Üst yönetim toplantılarının organizasyonundan ve gerekli hazırlıkların yapılmasından ve ilgili personelin bilgilendirilmesinden sorumludur.
    • Gerekli dokümanların tercüme edilmesinden sorumludur. (İngilizce/Türkçe-Türkçe/İngilizce)
    • Üst yönetim ve ziyaretçilerinin asiste edilmesinden sorumludur. (otel ve uçuş rezervasyonları, yemek organizasyonları v.b.),
    • Üst yönetim ofisinin düzen, temizlik ve güvenliğinden sorumludur.

    KENDİSİNE BAĞLI BİRİMLER

    • Mutfak personeli, Ruhsat takip Asistanı ve Santral operatörü

    VEKALET DURUMU

    • Yönetimin belirleyeceği personel yerine vekalet eder.

    YETKİNLİK KRİTERLERİ


      • En az yüksek okul mezunu, üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
      • İyi derecede İngilizce bilen,
      • Yönetici asistanlığı ve sekretarya konusunda en az 5 yıl deneyim sahibi,
      • MS Office programlarına hâkim,
      • İletişim, zaman yönetimi, planlama iş takibi ve organizasyon konularında yüksek derecede beceri sahibi,
      • Yönetici becerileri olan ve stres toleransı yüksek, sorumluluk sahibi,


  3. 03-04-2010 #3
    Yönetici asistanları üst düzey kararların verildiği ve izlenecek politikanın saptandığı yerde görev yaparlar. Bir örgütün başkan, başkan yardımcısı ya da bölüm başkanı gibi üst düzey yöneticileriyle birlikte çalışan ve yönetici nitelikleri taşıyan sekreterlere yönetici asistanıdenilir. Yönetici asistanı işlerin akışını belirleyen, işlere yön veren, herhangi bir buyruğa gerek duymadan görev ve sorumluluklarını yerine getiren, gerekirse diğer bölüm çalışanlarıyla işlerin işleyişi hakkında iletişim kurup, onları da yönlendirerek işin verimliliğini ve kalitesini en üst düzeye çıkarabilen kişidir.

    Yönetici asistanı; örgütsel ve yönetsel yaşamda yöneticinin en yakın danışmanı ve yardımcısı olarak kendisinin ve ailesinin bir parçasıdır. Yönetici asistanı, örgütte yöneticinin resmi işleri kadar, özel işlerini de yürüten; zaman zaman ailesi, akrabaları ve arkadaşları ile görüşen; yöneticinin resmi ve özel yaşamına giren; onun sırlarını, çıkarlarını, hesaplarını, alışkanlıklarını, özelliklerini, istek ve beklentilerini, hedeflerini bilen kişidir. Yönetici asistanı yöneticinin, çalışma yaşamının ortağıdır.

  4. 19-05-2011 #4
    bende yönetici asistanıyım evet cok güzel bir görev bence herseyi ögrenmiş oluyosun devamlı patronunun yanındasın onun bütün işlerini yapıyosun sağ kolu sayılırsın sekreterlik lafı hos karsılanmyordu ama yönetici asistanı cok uygun suanda yonetici asistanı denilince daha saygı duyuluyor
  5. 13-06-2011 #5
    senden kralı yokk :)
  6. 15-07-2011 #6
    bende hazırlanıyorum yönetici asistanı olmak için ama çok korkuyorum hata yapmaktan yapa bilcegimden eminim ama korkuyorumm yabancı dilim de okadar iyi degil..
  7. 01-10-2011 #7
    yönetici asistanlıgı okuyorum ögretmenimiz ödev verdi sizden yardım ıstıyorum. acil yardımcı olursanız sevınırım
  8. 21-12-2011 #8
    ms office programlarını yeterlı sevıyede kullanabılme... isan ilişkilerinde ve iletişimde ön sıralarda olma. günlük telefon trafiğini yönetebilme... hızlı not alabilme. yöneticisine her konuda bilgi akışını sağlama. Sorumluluklarını yerınde ve zmanında tamamlama.

İlginizi Çekebilecek Konular

  1. Son Mesaj: 13-04-2014, 21:12
  2. Son Mesaj: 02-10-2011, 17:51
  3. Son Mesaj: 20-04-2010, 13:13
  4. Son Mesaj: 18-02-2010, 20:09
  5. Son Mesaj: 04-01-2010, 19:11

+ Yorum Yaz